第一条 为了加强仪器设备档案管理，更好地为学校仪器设备建设服务，根据学校档案管理有关规定，制定本办法。
第二条 例仪器设备档案（以下简称档案）是指与仪器设备管理业务活动有关的文件和资料。
第三条 设备处主要保存的仪器设备档案包括以下三类：
一是与设备采购有关的档案文件：
(一)设备采购预算计划，执行计划；
(二)采购合同、审批文件；采购公告、采购活动记录、招、投标文件、开标会供应商及来宾签到表、开标一览表、评标办法、评标工作底稿、评标意见书、定标单位确认文件、中标通知书、验收证明、定点单位的报价文件、质疑及答复文件、项目评估报告等相关文件资料；
(三)设备使用说明书、保卡（复印件）。
二是设备管理过程中有关的文件。主要有：
(一)国家、省市和学校以及设备处有关设备管理文件；
(二)各单位（部门）签字确认的固定资产明细总账；
(三)设备维修申请单、设备调拨单，报废申请单、借条等；
(四)自制设备的设计、试制及验收过程中的各种数据、图纸、文字材料等。
三是大型、贵重、精密仪器设备的技术档案，主要有：
(一)采购设备审批表，论证报告，采购合同书及附件，判纪要、备忘录，有关批准文件，《进出口货物征免税证明》等进口免税批件，商检报告；
(二)安装、调试记录及供需双方签署的技术验收文件，仪器设备的技术资料，操作规程，技术开发记录，使用维修记录以及添置的零部件及配套设备明细表，商检索赔往来函件及结果等文件；
(三)仪器设备操作规程，管理办法，维护制度等有关资料。
第四条 各单位（部门）负责保管的仪器设备档案资料主要是：
(一)经验收人签字确认的“设备入库单”（验收单位保管联）；
(二)设备使用说明书（复印件），采购合同和发票（复印件），保卡；
(三)经领用人签字固定资产分类账，设备维修记录，设备使用记录，设备调拨单和报废申请单（复印件）等。
第五条 设备处明确档案管理分管领导和一名档案管理兼职责任人。各单位（部门）固定资产管理兼职责任人应承担仪器设备档案管理责任。负责汇总、装订本单位（部门）保管的有关仪器设备档案资料。
第六条 查阅设备档案必须报请设备处批准，查阅时，严禁涂改、拆封、抽换和毁坏档案。 第七条 本办法由设备处负责解释。
